工程款结算时，复印件能作为证据吗

工程款结算时，复印件能作为证据吗

案情简介

某建筑公司（化名三色公司）承包了某房地产公司（化名五爱公司）的一个工程项目。工程完工后，双方对工程款结算产生了严重分歧。三色公司向法院起诉，要求五爱公司支付工程款及各项费用共计1800多万元。但在诉讼过程中，五爱公司因为内部管理问题，部分工程资料被接管，无法提供相关原件材料，导致其无法充分参与诉讼。此外，三色公司提交的工程签证单中，有一部分只有复印件没有原件，双方对这些签证单所涉工程的造价也争议很大。

更复杂的是，三色公司还主张有一笔108.44万元的预算外费用，称这部分费用是根据施工日记和现场实际情况发生的，但未计入工程造价。五爱公司则认为，这笔费用要么已经超过诉讼时效，要么与三色公司之前提交的结算报告重复，不应再单独主张。双方各执一词，案件经过一审、二审，最终打到最高人民法院申请再审。

法院怎么判

最高人民法院经审理后，驳回了三色公司的再审申请，维持了二审法院的判决。核心理由如下：

第一，关于五爱公司因资料被接管无法提供原件的问题，二审法院考虑到五爱公司的特殊困难，重新委托鉴定机构对工程进行鉴定，并认可了五爱公司提交的50万元工程款收据，这种做法是合理的。第二，对于双方约定的工程造价让利2%条款，法院认为不能因为双方对计算基数有争议就否定让利关系，三色公司应当履行让利义务。第三，对于仅有复印件的工程签证单，法院依据现场勘查结果，对现场可见施工痕迹部分，酌情判决双方各承担一半费用；对既无原件又无施工痕迹的部分，不予支持。第四，关于108.44万元预算外费用，法院采纳了五爱公司的意见，认为三色公司未能说明该费用与结算报告是否重复，且部分主张已过时效，因此不支持三色公司的该项请求。

律师解读

这个案例涉及建设工程合同纠纷中几个常见且关键的问题，对施工方和发包方都有重要启示。

第一，证据原件的重要性。在诉讼中，原件是证明案件事实的最有力证据。如果只有复印件，法院一般不会轻易采信，除非有其他证据（如现场勘查、对方自认等）能形成完整的证据链。本案中，三色公司部分签证单只有复印件，导致法院只能根据现场痕迹酌情处理，甚至部分费用被直接驳回。所以，施工过程中一定要妥善保管合同、签证单、结算书等所有书面文件的原件，避免因管理不善导致维权困难。

第二，工程让利条款的效力。双方在合同中约定的让利条款，只要不违反法律强制性规定，就是有效的。即便双方对工程总价有争议，也不能以此为由否定让利关系。施工方在报价时就要充分考虑让利对利润的影响，发包方则应及时主张权利，避免因长期争议导致让利条款被搁置。

第三，预算外费用的主张要清晰。施工方如果主张额外发生的预算外费用，必须明确这些费用与已提交的结算报告是否存在重复，并且要在诉讼时效内提出。本案中，三色公司未能说清楚108.44万元预算外费用与结算报告的关系，导致法院不予支持。因此，施工方在结算时，最好将预算内和预算外费用分项列明，并附上相应的施工记录、照片、签证单等证据，避免模糊不清。

王德林律师提示：

建设工程纠纷中，证据管理是成败的关键。建议施工企业在项目全过程中，指定专人负责收集和保管合同、签证单、付款凭证、施工日志等所有书面资料的原件，并定期归档。如果遇到公司被接管或资料丢失等特殊情况，应及时向法院说明情况，申请鉴定或采取其他补救措施。对于发包方而言，在发现对方证据不足时，要积极提出异议，并利用现场勘查等手段固定对自己有利的事实。如果您在文山地区遇到类似工程款纠纷，建议尽早咨询专业律师，制定周全的诉讼策略，避免因证据瑕疵导致权益受损。

来源：《民事审判指导与参考》总第41辑，最高人民法院民事审判第一庭编

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王德林 律师

云南八谦（文山）律师事务所 · 副主任

专业领域：企业法律顾问、交通事故纠纷、保险纠纷、建设工程纠纷、医疗纠纷、劳动争议

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