用人单位能扣留离职员工的档案吗

用人单位能扣留离职员工的档案吗

案情简介

张某某在某公司工作多年，因与公司发生矛盾，张某某提出解除劳动合同。公司认为张某某在岗期间给公司造成了经济损失，要求张某某赔偿。张某某不同意赔偿，公司便扣留了张某某的个人档案，拒绝为他办理档案转移手续。张某某多次要求公司归还档案，但公司坚持认为，张某某不赔偿损失就不能拿走档案。张某某无奈之下，向法院起诉，要求公司立即办理档案转移手续。

案件审理中，公司主张，张某某在工作中存在过错，给公司造成了实际损失，公司有权扣留档案作为担保。张某某则认为，档案是个人重要资料，公司无权以任何理由扣留，必须依法办理转移。

法院怎么判

法院判决公司必须为张某某办理档案转移手续，不得以任何理由扣留档案。法院认为，为离职员工办理档案转移是用人单位的法定义务，属于劳动合同解除后的附随义务。无论劳动者在岗期间是否存在过错，是否给单位造成损失，用人单位都不能私自扣留档案。如果单位认为劳动者应承担赔偿责任，应当通过劳动仲裁或诉讼等法律途径解决，而不能以扣留档案的方式自行“维权”。

律师解读

第一，档案转移是法定后合同义务。根据《劳动合同法》的规定，用人单位在解除或终止劳动合同时，应当为劳动者出具解除证明，并在15日内办理档案和社会保险关系转移手续。这是法律强加给用人单位的义务，不因劳动者有过错或欠款而免除。即使劳动者确实欠单位钱，单位也不能扣留档案，否则就是违法。

第二，扣留档案风险很大。如果用人单位违法扣留档案，导致劳动者无法入职新单位、无法办理社保、无法享受失业金等，劳动者可以要求单位赔偿实际损失。法院在认定损失时，一般会支持劳动者因此产生的误工费、交通费，甚至可能判决单位承担惩罚性的迟延履行金。所以，单位千万不要以为扣档案是“小事”，一旦被起诉，赔的钱可能比劳动者欠的损失还多。

第三，正确的维权方式是什么。如果劳动者在岗期间给单位造成了损失，单位应当收集证据，通过劳动仲裁或法院起诉要求赔偿。如果劳动者已经离职，单位也可以向法院申请财产保全，查封劳动者的其他财产，但绝不能扣押档案。档案属于人身性质的文件，不能作为债务担保物。

王德林律师提示：

如果您遇到单位以各种理由扣留档案，比如要求先赔偿损失、先交罚款、先办完交接等，这些都是违法的。您可以先与单位书面沟通，要求限期办理档案转移；如果单位拒绝，您可以向当地劳动监察部门投诉，或者直接申请劳动仲裁。在文山地区，劳动监察部门对这类违法行为处理效率较高，您也可以委托律师发函或直接起诉，尽快拿回档案，避免影响您入职新单位。如果您是单位负责人，请记住：扣留档案不仅解决不了问题，反而会让您承担更多赔偿责任，正确的做法是通过法律程序向劳动者追偿。

来源：《民事审判指导与参考》总第43辑，最高人民法院民事审判第一庭编

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王德林 律师

云南八谦（文山）律师事务所 · 副主任

专业领域：企业法律顾问、交通事故纠纷、保险纠纷、建设工程纠纷、医疗纠纷、劳动争议

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